Digitaler Aktenschrank will das Papier aus den Büros verbannen

Kürzlich wurde das Projekt "Digital Filing Cabinet" alias "Der Digitale Aktenschrank" unter AGPL veröffentlicht. Die Webanwendung soll eine einfache Möglichkeit zur elektronischen Ablage von Papier-/PDF-Dokumenten darstellen und einen flexiblen Zugriff auf diese Dokumente ermöglichen.

Der Digitale Aktenschrank ist eine Webanwendung, die es erlaubt Dokumente im PDF-Format auf einem Server zu archivieren. Die Software wurde so gestaltet, dass sich die Archivierung möglichst einfach darstellt. Dokumente erhalten einen Titel, ein Dokumentendatum, eine Lebenszeit und einen Kommentar. Zusätzlich werden sie mit Kontakten im eingebauten Adressbuch verknüpft. Das Wiederfinden der Dokumente erfolgt über eine Stichwortsuche. Das integrierte Rechtesystem macht die Anwendung teamfähig.

Eine in der Programmiersprache Python implementiere Clientanwendung übernimmt die Erfassung der Dokumente mittels Scanner. Auch können PDF-Dokumente direkt per Drag 'n Drop auf den Server übertragen werden. Den vollständigen Arbeitsablauf, zeigt ein Video bei YouTube.

Die gesamte Software wurde von Christian Beuschel (bekannt durch Linux Users Welcome) im Rahmen seiner Diplomarbeit an der Hochschule Kempten entwickelt. Das bisherige Entwicklungssystem und auch die erste produktiv genutzte Serverinstallation setzen auf Ubuntu 10.04/10.10. Auf anderen Systemen ist die Software noch weitgehend ungetestet. Generell richtet sich der aktuelle Stand der Software primär an Entwickler, da sie noch unzureichend erprobt ist und an einigen stellen noch Schwächen aufweist.

Quelle:
Pro-Linux

Ein großes Dankeschön an chris109 für den eingesandten Artikel!

Veröffentlicht von toddy | 5. Januar 2011 16:55 | Kategorie: Software | # Fehler im Artikel melden

katze_sonne	1 5. Januar 2011 18:21 Interessant ☺ Auch wenn ich mir nicht vorstellen kann, dass diese Software so wahnsinnig viel daran ändern kann (ich kann mir einfach nicht vorstellen, dass es nicht hunderte Leute schon zuvor versucht haben?) - auch wenn ich den Ansatz nicht schlecht finde.
pyron84	2 5. Januar 2011 18:49 also ich scanne die dokumente als durchsuchbares pdf ein und editiere die metadaten entsprechend, mit dem upload in einen truecrypt-container auf dropbox habe ich das ganz sogar sicherer und auch von überall zugreifbar.
FriedChicken	3 5. Januar 2011 19:23 Ohne gegen das Tool wettern zu wollen: Das Problem wurde doch von DMS wie Archivista schon um einiges besser gelöst...
putzerstammer	4 5. Januar 2011 19:40 Digitaler Aktenschrank will das Papier aus den Büros verbannen was währe Deutchland ohne Papier,ich stelle mir gerade vor ich ich Melde mein kfz um oder mann braucht ein neuen Ausweiss und das hie in Deutscland.......... nein nein nein das wird es nicht geben.oder Stellt euch vor ihr geht beim Amt auf die Toilette und es gibt kein..... na ihr wisst schon.... 😊
Andy1	5 6. Januar 2011 07:05 Doch die Sache hat etwas, den wenn man sich mal die Videos genau ausieht, wird man feststellen, das dies sehr einfach realisiert werden soll. Wäre schön wenn sich ein paar User melden würden mit zu testen und weiterzuentwickeln. Archivista, weiß ich nicht ist viel zu aufgebläht in meinen Augen. Das einzige Problem welches ich sehe, "Papierloses Büro" dann müssen die Dokumente auch in entsprechenden Formaten vorgehalten werden, .pdf ist es leider nicht. Aber ich denke das wird der Christian auch angehen.
Cassadi	6 6. Januar 2011 07:56 Ich finde die Idee auch nett und da ich ja ein Bürohengst bin, würde ich den Aktenschrank auch gerne testen. Mfg Cassadi
lowtecman	7 6. Januar 2011 10:57 Papierlose Böros? In diesem schönen Land? Niemals.
wolfgang-p	8 6. Januar 2011 13:05 Moin, auch bei pro-Linux wird über diese Nachricht diksutiert. Allerdings habe ich bei den vielen Kommentaren kaum etwas zu dem für Firmenanwender wirklich wichtigen Thema gelesen, dass papierlose Dokumentenarchive aus steuerlicher Sicht revisionssicher sein müssen. Dafür gibt es bestimmte Kriterien. Das beispielsweise ein jpg-Format von der Finanzverwaltung anerkannt werden sollte, würde mich doch sehr verwundern. Dann müsste es zumindest ergänzende Techniken geben, welche die Revisionssicherheit gewährleisten; das heißt, die Unveränderbarkeit des Dokumentes über einen Zeitraum von mindestens zehn Jahren sicherstellen. PDFs werden jedenfalls nicht anerkannt. Und solange kein revisionssicheres Format angewendet wird, wird sich auch die Software nicht durchsetzen können und alle Arbeit daran ist lobenswert, aber letztlich vergebliche Mühe. Der digitale Aktenschrank ist nicht nur ein Traum, sondern in vielen Unternehmen bereits zumindest teilweise Wirklichkeit. Wohl aber meist mit eher teurer Software. Wenn es hier ein günstige Open-Source-Lösung gäbe wäre das prima!
ElectricSheep	9 6. Januar 2011 14:52 @8: Weder die GDPdU, noch das USt-Gesetz, HGB oder AO schreiben ein Format zur revisionssicheren Ablage von digitalen Dokumenten vor. PDF wird selbstverständlich von den Finanzbehörden akzeptiert, wenn die Unveränderbarkeit der Dokumente gewährleistet ist, das Ausgabeformat von SAP ist z.B. PDF. Unveränderbarkeit kann man z.B. erreichen durch das Ablegen auf nur einmal beschreibbare Datenträger oder Verschlüsselung. Revisionssicherheit ist ein Konzept, keine Technik und auch kein bestimmtes Dateiformat. Auch muss nicht jeder Geschäftsvorgang revisionssicher aufbewahrt werden, der Gesetzgeber verlangt dies nur für Handelsbriefe und Buchhaltungsbelege. Alle anderen Dokumente kann man als Papier oder in einem beliebigen DMS wie dem digitalen Aktenschrank aufbewahren - oder wegwerfen. 😀
Priester	10 6. Januar 2011 15:04 Papier funktioniert auch bei Stromausfall noch zuverlässig. 😉
mniess	11 6. Januar 2011 16:23 Hm. Werde ich mir mal anschauen. Genau so wie Archivista. Ich suche halt auch ein DMS. Das sollte halt einfach zu nutzen sein (user sind keine pros) und nicht zu hohe Voraussetzungen an den Server stellen. Alfresco fand ich weder einfach zu benutzen, noch zu installieren (schraege Abhaengigkeiten mit OOo usw).
wolfgang-p	12 6. Januar 2011 16:23 Moin, @9: Stimmt, das Format wird nicht vorgeschrieben. Aber es muss ein Verfahren geben, welches die Unveränderbarkeit der Daten bzw. der Datei gewährleistet - und dies nicht erst dann, wenn ein Dokument auf eine CD gebrannt wird (wer brennt schon ein Dokument auf eine CD). Ein Hersteller verwendet dazu ein Datei-Prüfsummen-System; eine Dateiänderung würde die Prüfsumme verändern. Die §§ 146 + 147 AO schreiben die steuerlichen Aufbewahrungspflichten vor. Das geht durchaus über die Buchhaltungsbelege und Handelsbriefe hinaus. Hinzu kommen noch die Unterlagen aus der Personalverwaltung bzw. der Lohnbuchhaltung. Ein weiteres Feld wäre die Archivierung von E-Mails. Das ist eine sehr komplexe Sache. Zudem sieht es bei gemeinnützigen Organisationen noch anders aus, weil diese aus ihren Unterlagen die satzungsgemäße Mittelverwendung nachweisen müssen und folglich alle möglichen Dokumente aufbewahren müssen. Aus meiner Sicht und dem Bedarf "meiner" Organisation geht von daher nur ein System, welches eine Prüfung durch einen Wirtschaftsprüfer erfolgreich durchlaufen hat. Bei SAP ist das sicher der Fall - aber für den Bereich, in dem ich Verantwortung trage, zu groß und zu teuer. Gruß Wolfgang
MarcusLiebig	13 7. Januar 2011 14:41 Moin, das wäre ja dann eine prima Aufgabenstellung für eine weitere Diplomarbeit: Ein Open-Source- Verfahren zur Sicherstellung der Unveränderbarkeit von Dokumenten. Vielleicht kennt ja Chris jemanden, dem er das aufdrücken kann!? ciao -Marcus
mniess	14 7. Januar 2011 15:35 @13: Naja. Eine Dimplomarbeit ist das nun nicht gleich wert. Man kann ja einfach eine Version eines Dokuments mit Zeitstempel signieren (kryptogaphisch), oder?
MarcusLiebig	15 7. Januar 2011 16:11 @14: Wäre dann des Dokument unabänderbar im Sinne der Finanzbehörden? Ich bin allerdings kein Programmierer und kann somit nicht einschätzen, ob es ein Diplom Wert wäre. Ich kam nur drauf, weil das Aktenschrank Projekt ja ebenfalls im Rahmen einer Diplomarbeit entstand. Eigentlich kann man doch sowieso alles fälschen und ändern, oder nicht? Papier ja noch am leichtesten... lg -Marcus
auchfrager	16 7. Januar 2011 16:54 Mir wird eine solche Erfindung nichts nützen. Ich arbeite in einem Labor. Dort muss man ständig Methoden ablesen (und oft auch ändern) oder Protokolle schreiben oder ausdrucken. Ohne Papier zu arbeiten ist viel zu unsicher bei der Stabilität heutiger Software. Literatur als PDF am Bildschirm zu lesen ist ein Horror. Hier drucken alle Leute jeden Mist aus.
Peter2007	17 7. Januar 2011 22:57 @9 aber GMP - Richtlinien tun dies auch. Und es soll ja auch Firmen geben, für die nicht nur das Inlandsrecht gilt. Mir geht es da eher wie @16, Labor unter GMP Bedingungen am besten im Pharmabereich → Datentechnischer Supergau - und fast immer alles Papier.
Ice_Polar	18 9. Januar 2011 20:21 Frage: Habt Ihr denn schon alle das System in Bezug auf Eure Einwände im Detail untersucht, dass Ihr bereits zu derart klaren Aussagen kommt? Wenn nun mal im Rahmen einer Diplomarbeit PDF gewählt wurde - wer weiss denn schon, ohne dass die zur Diskussion stehende Softwarearchitektur analysiert wurde, ob sie nicht auch leicht erweiterbar ist, um ein x-beliebiges Datenformat zu verarbeiten? Ein Vergleich mit Papier hinkt total, da auch Papier seine Schwächen hat...ob da in einem Labor Papier (lokal gelagert) so sicher ist, möchte ich echt bezweifeln: Viel sicherer wäre eine dezentrale Speicherung der Unterlagen, so dass sie auch nach einem Unfall noch greifbar wären... Nur weil man in der Vergangenheit immer mit Papier gearbeitet hat, ist es niemals per se sicherer.
Tuxogereo	19 12. Januar 2011 02:45 Ab 2008 ist das neue Urhebergesetz in Kraft. Danach wurde Dokumentenlieferdiensten der Versand von Kopien und pdf-Dateien verboten. Wenn ich jetzt z.B. als Quelle einen 5-seitigen Artikel aus einer bussines week von sagen wir 1993 benötige kann ich mir nicht mehr einfach von subito den Artikel als pdf bestellen. Nein! Entweder muss ich mich ins Auto setzen, 30 km nach Berlin reinfahren, in der Bibliothek den Artikel kopieren, 30 km nach Hause fahren und dort den Artikel einscannen. Oder ich bestelle den Artikel bei subito und bekomme anstelle der pdf-Datei nun den kompletten Sammelband zur Leihe zugeschickt - so ein Zeitschriftensammelband fasst die Zeitschriften eines oder mehrerer Jahre zusammen und wiegt einige Kilo. Der wird dann von der leihenden Bibliothek in München oder Hamburg per Paket zu mir nach Hause geschickt. Dann exzerpiere ich was ich brauche und schicke den Trümmer wieder per DHL zurück. Was für ein Aufwand, was für eine enorme Umweltverschmutzung im Namen des neuen Urheberrechts.
user_unknown	20 14. Januar 2011 23:11 @9: Ich meine auch, Du brauchst eine Signatur - nicht Verschlüsselung. Beim nur einmal beschreibbaren Datenträger: Wer schützt davor, dass dieser mit einem veränderten Dokument neu geschrieben wird? Auch ich frage mich, ob man hier digitalen Dokumenten Pflichten auflädt, die Papier nie erfüllt hat - womöglich deshalb, weil ein paar Firmen mit teuren, halbgaren Lösungen Geld scheffeln wollen. PDF - so könnte ich mir vorstellen - erlaubt ja in den Metadaten die Ablage von Informationen. Das mag ja praktisch erscheinen, aber diese Metainformationen könnte man in jeder Datenbank speichern - dazu die Adresse der Datei, und fertig. Es ist ja vielleicht nötig ein unverändertes Original zu speichern, aber bei einer Tabellenkalkulation beispielsweise will man vielleicht auch mit veränderten Werten nochmal etwas duchrechnen. Ein zweites Dokument braucht man aber nur in dem Moment zu erzeugen, in dem man das wirklich tun will. Wenn man jede Kalkulation nochmal als PDF speichen muss, dann scheint mir das so unpraktisch-bürokratisch dass ich überzeugt bin, dass das Pflicht wird. Gerade weil PDFs sich schlecht verarbeiten lassen sind die Daten, wenn sie erstmal in einem PDF sind, quasi verloren. Da kann man sie auch gleich in Stein meißeln.